いろんなノートを見つけては試しているうちに、会議に持ち歩くモノが何だかやたらと増えてきた（笑）。
- ハイタイドのスケジュール手帳
- タイムシステムのミーティングブック
- 無印のToDoノート
- デルフォニクスのA5サイズビニールカバー
デルフォニクスのビニールカバーは内部にノートを挿しておける他、名刺や資料などを入れられる大小のポケットも複数備えている。また、表紙のところが透明ポケットになっていてA4サイズまでの紙を入れておくことも可能だ。
ぼくは、これにToDoノートを挿し、A4サイズに揃えたいろんな資料も挟んで携帯している。だから、常時持ち歩く冊数としては三冊になる。
さて目下ぼくに与えられた課題は（笑）、これらをどう集約化するかだ。
そのとっかかりとなるのが、実はミーティングブックだ。前回紹介したばかりの商品だが、使っているうちにこれはどうも自分でフォーマットを作って持ち歩けばそれですむのではないかという気がしはじめている（発売元には悪いんですけど）。
いろんな会議の議事録を一冊のノートに集約する意味は、実のところまったくない。結局コピーをとってプロジェクト毎のファイルに分けてしまうなら、最初からバラになったフォーマットを持ち歩いて、書いたらそのままファイルに放り込んでしまった方が早い。持って歩くノートも一冊減るし。
ミーティングブックのエッセンスを自分なりのフォーマットにして印刷し、デルフォニクスのビニールカバーに挿しこんで数枚ずつ持ち歩く。
右側と裏面はメモ欄とし、たっぷり書けるよう工夫した。
その考え方でいくと、前々回紹介したスケジュール帳も（笑）、やはり一冊持ち歩く必要はないかもしれないということになってくる。
ぼくは会社ではOutlookの予定表を併用している。Outlookの印刷機能はわりと細かくカスタマイズできるので、これを一週間バーチカルタイプで印刷する。このときプリンタの集約印刷機能を使えば、A4用紙一枚に2週分のスケジュールを印刷することが可能だ。両面印刷機能を使って裏にもう2週分印刷しておいてもいい。
見開き一週間の紙の手帳は翌週を見るのにページをめくらなければならないが、これなら2週分が一度に見渡せる。裏返せばもう2週分も見られる。
前々回書いたように、Outlookと会社から支給されている携帯の間でスケジュールの同期ができるので、これと合わせれば①パソコンのメンテナンスのしやすさ、②紙の一覧性、③携帯の可搬性といったそれぞれのメリットを同時に享受できるのである。
Outlookの予定表を二週分一枚に印刷し、プラスが出しているハンディカバーにはさむ。裏面には次の二週間が印刷されている。
こう考えてくれば、ToDoノートについても再考の余地はある。これもまた、一冊のノートにまとまっている必要性は元々ないものだから。
しかし、ToDoについてはまだ試行錯誤中なので、稿をあらためよう。
ともかく、ここまでで三冊のノートのうち二冊を削減できそうな感じになってきた。一冊持ち歩くだけならまず問題はない。
問題は、買ったばかりでいきなりお蔵入りになりそうな（笑）スケジュール帳とミーティングブックの扱いだが、その活用についてはまたあらためて考えることとしよう。
常時持ち歩きたい資料類をA4サイズに揃えて、プラスのハンディカバーにはさんでいる。これを下のビニールカバーにさらにはさみこんで持ち歩く。
デルフォニクスのビニールカバー。表紙の透明ポケットには、連絡をとることの多い外部の人の名刺をはさんである。
内側には、議事録のフォーマットとスケジュールのアウトプット、それにA4サイズの資料類をはさみこんである。
ToDoノートはすでにはずしてある（笑）。
