インターネットで、議事録専用ノートというのを見つけた。
ヒマ・コーポレーションが出しているタイムシステムのミーティングブックだ。
ちょうど会議を運営する機会が増えていて、議事録をどうとったら効率的かということを考えている最中だったので、なかなかタイムリーだった。
議事録なんて、何も専用のノートを用意しなくたって、普通のノートにとりゃいいじゃん、と思うかも知れない。
だが、これも以前に紹介したToDoノートと同じなのだ。
議事録には、テーマや日時、出席者など必ず記録する項目がある。
普通のノートに記録していく場合には、それらをページのはじめのところに自分で埋めていく訳だが、この手順が意外と重要なのだ。
何をどう記録するか自分の中に定形的なものを持っている人はいいが、そんな人はまれだ。
したがって、書いたものを後で見ると、日によって日付しか書いてなかったり、テーマだけだったり、気まぐれで参加者まで書いてあったりする。また必ず新しいページから書き始めるよう習慣化されていればいいが、前の記述に続けて途中から書き始めたりするものだから、後から探すのがエラいたいへんだったりするものだ。
このノートには、必要な項目を書き込む欄が最初から用意されている。これだけで、余計なことを考えずに埋めていけばいいので、ずいぶん気持ちがラクだ。フォーマットが統一されているので後から見返すのもやさしい。会議に臨むモチベーションも違ってくる。
議事録とは何も会議を主催する人だけがとるものとは限らない。単なる参加者だったり、行きずりになんとなくはじまってしまった会議で、たいして乗り気ではないような場合でも、後で見返す記録があるかないかで全然違ってくる。
他にもないかとインターネットでひとしきり探してみたが、議事録専用ノートを出しているのはここしかないようだった。
このミーティングブックが秀逸なのは、単に必要項目があらかじめ印刷されているということだけではない。
このノートで議事録をとっていくことで、より生産性の高い会議を進めることができますよという提案がそこにはある（ミーティングブック活用法）。このノートはその提案を具現化するツールなのだ。
ページを開くと、
- テーマ
- 日時
- 参加者
といったヘッダー情報に加えて、
- 会議の目的
- 議案リスト（項目、開始時刻、終了時刻、完了チェック）
- 決定事項リスト（項目、担当者、期限、完了チェック）
までが記入欄として用意されている。
目的がなんだかはっきりしない会議だとか、何が決まったんだかはっきりしない会議は日常茶飯事だが、このノートを使えば少なくとも会議の目的は何かということが意識づけられる。また、今議案のどこまで討議が進んでいるのか、何が決まってその担当者は誰なのか、いつまでにやればいいのか、それらが明確になっているかどうかを常に考えるようになる。
専用のフォーマットには、やはりそれなりの意味があるものだ。